Nos dias que vivemos hoje é cada vez mais comum termos de lidar com reuniões online que precisam estar seguras e a prova de problemas e hackers. Mas como fazer isso acontecer é a primeira preocupação. Neste artigo escolhemos o Zoom para demonstrar algumas praticas de segurança;
Primeiro, alguns antecedentes. Como você deve saber, a popularidade do Zoom aumentou nos últimos meses, quando as pessoas presas em casa usam sua versão gratuita para manter contato com amigos, familiares e colegas de trabalho.
Porém, embora o Zoom já inclua alguns métodos que podem ser usados para proteger as reuniões, esses recursos podem ser difíceis de encontrar, principalmente se você não tiver usado o aplicativo antes. Por causa disso, as reuniões começaram a ser interrompidas por invasores indesejados que causavam interrupções propositalmente, geralmente de maneiras extremamente desagradáveis.
Não é de surpreender que isso tenha causado uma reação considerável, em grande parte relacionada à falta de segurança para os usuários. Em resposta, a empresa implementou medidas de segurança adicionais.
Por exemplo, está ativando automaticamente salas de espera virtuais e senhas para contas em suas camadas gratuitas e de menor pagamento.
Ter que lidar com senhas e salas de espera virtuais pode resultar em uma interface um pouco menos amigável, mas também significa que é menos provável que alguém que você não conhece apareça na reunião de família.
Portanto, se você estiver usando a versão gratuita do Zoom, veja algumas maneiras de manter suas reuniões online seguras.
Reuniões online seguras com agendamento prévio
Agendar uma reunião é enviar o link para pessoas que vão ser convidadas é uma das melhores maneiras de proteger sua reunião pois dá maior controle sobre quem conseguirá entrar. Vamos ver como agendar uma reunião no Zoom de modo simples
- Abra o cliente Zoom e faça login no Zoom.
- Clique no ícone Agendar. A janela do agendador será aberta.
- Escolha suas configurações da reunião. Observe que algumas dessas opções podem não estar disponíveis se tiverem sido desabilitadas e estiverem desativadas no nível de conta ou grupo.
- Tópico: digite um tópico ou nome para sua reunião.
- Iniciar: selecione uma data e horário para a reunião. Você pode iniciar a reunião a qualquer momento antes do horário agendado.
- Duração: selecione a duração aproximada da reunião. Observe que isso é apenas para fins de agendamento. A reunião não será encerrada após esse intervalo de tempo.
- Fuso horário: por padrão, a Zoom usará o fuso horário do seu computador. Clique no menu suspenso para selecionar um fuso horário diferente.
- Reunião recorrente: selecione caso você queira uma reunião recorrente, ou seja, a ID da reunião permanecerá a mesma para cada sessão.
- Vídeo:
– Anfitrião: selecione se você deseja ativar ou desativar o vídeo do anfitrião ao ingressar na reunião. Mesmo que você escolha desativar, o anfitrião terá a opção de iniciar o vídeo. – Participante: selecione se você deseja ativar ou desativar o vídeo dos participantes ao ingressarem na reunião. Mesmo que você escolha desativar, os participantes terão a opção de iniciar o vídeo. - Áudio: selecione se você deseja permitir que os usuários façam ligações apenas por telefone, apenas pelo áudio do computador, ambos ou áudio de terceiros (se ativado para sua conta).
- Opções avançadas: clique na seta para visualizar opções de reunião adicionais.
- Solicitar senha da reunião: você pode selecionar e digitar sua senha de reunião aqui. Os participantes serão solicitados a inserir essa senha antes de ingressar na reunião agendada. Observação: a senha da reunião deve atender aos seguintes requisitos. Máximo de 10 caracteres
Diferenciam maiúsculas de minúsculas
Recomendamos o uso de caracteres alfanuméricos e dos seguintes caracteres especiais: @ * _ –
O Cliente Zoom para Desktop permite o uso de caracteres alfanuméricos e dos seguintes caracteres especiais: @ * _ –
O Portal Web Zoom permite quaisquer caracteres, com exceção dos caracteres a seguir: & <> \ - Habilitar ingressar antes do anfitrião: permita que os participantes ingressem na reunião sem você ou antes de você ingressar. A reunião será encerrada após 40 minutos para usuários básicos (gratuitos) se 3 ou mais pessoas ingressarem na reunião.
- Silenciar o áudio dos participantes ao entrar: se o recurso ingressar antes do anfitrião não estiver habilitado, o áudio de todos os participantes será desativado conforme eles ingressem na reunião. Os participantes podem ativar o áudio após ingressarem na reunião. Observação: para silenciar todos os participantes em uma reunião, consulte as opções de gerenciamento dos participantes.
- Usar ID pessoal de reunião: selecione caso você queira usar sua ID pessoal de reunião. Caso não esteja selecionada, uma ID da reunião única e aleatória será gerada.
- Gravar a reunião automaticamente: selecione se quiser que a reunião seja gravada automaticamente. Selecione se quiser que a reunião seja gravada localmente (no seu computador) ou na nuvem (zoom.us/recording).
- Lista de eventos públicos: publique a reunião na lista pública de reuniões/webinars para que qualquer pessoa possa visualizá-la. Recomendamos que você adicione uma senha para proteger sua reunião.
- Agendar para: caso você possua privilégios de agendamento para outro usuário, você será capaz de escolher para quem deseja agendar no menu suspenso.
- Anfitriões alternativos: digite o endereço de e-mail de outro usuário Zoom licenciado em sua conta para permitir que ele inicie a reunião em sua ausência. Leia mais sobre Anfitrião alternativo.
- Calendário: selecione um serviço de calendário para adicionar a reunião e enviar convites aos participantes.
- Outlook – Isso irá gerar um arquivo .ics que será aberto no Outlook, Windows Mail ou iCal.
- Google Agenda – Iniciará o navegador padrão do usuário e abrirá o convite no Google Agenda.
- Outros calendários – Abrirá uma nova janela, onde o texto da reunião pode ser copiado e colado no método de comunicação preferido do usuário.
- Clique em Agendar para concluir e abra o serviço de calendário selecionado para adicionar a reunião. Observação: Se você estiver agendando uma reunião recorrente, precisará definir a recorrência no serviço de calendário. Selecionar Outros calendários permitirá que você copie e cole as informações da reunião agendada, como data, horário e URL da reunião.
Reuniões online seguras com Use ID e Senhas Exclusivos
O Zoom adiciona automaticamente senhas às contas e essas senhas podem ser incorporadas nos links para as salas pessoais das pessoas. Por exemplo, se você acessar o seu perfil Zoom e procurar o link “reunião instantânea”, verá que ele contém o seu ID pessoal da reunião e, logo em seguida, a senha da reunião.
Qualquer pessoa para quem você enviar esse link poderá obter acesso imediato à sua reunião sem precisar postar uma senha separadamente.
Obviamente, publicar esse link publicamente negará qualquer segurança que a senha possa ter fornecido.
Portanto, se você estiver criando uma reunião para mais de um par de amigos, provavelmente é uma boa ideia não usar seu ID de reunião usual e gerar uma senha separada.
Para fazer isso usando a interface da web, para ter reuniões online seguras:
- Na página principal Zoom, clique em “Minha conta” no canto superior direito e clique em “Agendar uma reunião”
- Se desejar, você pode inserir um tópico e uma descrição da reunião. Coloque a data, hora e duração da sua reunião. (Se você estiver no plano gratuito, terá 40 minutos.)
- Procure por “ID da reunião” e selecione “Gerar automaticamente”. Isso irá gerar um ID exclusivo para essa reunião, em vez de usar o seu ID de reunião usual.
- Verifique se a opção “Requer uma senha” está marcada. O zoom gera uma senha aleatória, mas você também pode criar sua própria.
- Abaixo disso, verifique se a opção “Ativar sala de espera” está marcada (e é uma boa idéia não marcar “Ativar participação antes do host”, pois isso permitiria que os participantes passassem pela reunião antes de você).
- Clique em “Salvar”
- Você será levado à página de reuniões, onde verá todas as opções para essa reunião. No meio do caminho, você pode clicar em “Copiar o convite” para colocar todas as informações no seu buffer e enviá-las aos seus participantes. Quando estiver pronto, clique no botão azul “Iniciar esta reunião”.
Se você estiver usando o aplicativo Zoom para ter reuniões online seguras:
- Clique em “Agenda”
- Você receberá essencialmente as mesmas seleções que no aplicativo Web. Se você quiser ter certeza de que a sala de espera está ativada, clique em “Opções avançadas” na parte inferior da página.
- Clique no botão azul “Agendar”
- Você terá a chance de colocar a reunião em sua agenda. Depois disso, você será levado de volta à janela principal. A reunião agendada estará à direita; se desejar, você pode clicar nos três pontos à direita do seu nome para fazer alterações ou copiar o convite no buffer para enviar aos participantes.
Use a Sala de Espera do Zoom
De igual ou mais uso é a sala de espera virtual. Isso permite que você confira todos antes que eles tenham acesso à reunião. Você pode então deixá-los entrar – ou não.
Quando cada participante clica no link, eles são solicitados a aguardar, enquanto você recebe uma notificação informando que alguém entrou na sala de espera. Você pode admiti-los imediatamente ou clicar em “Ver sala de espera”.
Uma barra lateral mostrará todos os que estão esperando para entrar na reunião; você pode admiti-los, removê-los da sala de espera (e de qualquer chance de entrar na reunião) ou enviar uma mensagem.
Ter que aprovar todo mundo que deseja se juntar pode ser um problema, especialmente se você espera muitas pessoas, mas isso garantirá que qualquer pessoa que apareça na sua reunião realmente pertença a ela.
Bloquear, Não Compartilhar e Expulsar é a chave para reuniões online seguras
Você pode aproveitar outros recursos de segurança para proteger a si e aos outros participantes.
Se você sabe exatamente quem pertence à sua reunião e todos estão lá, pode bloquear a reunião clicando no link “Segurança” na parte inferior da tela e escolhendo “Bloquear reunião”. Depois de fazer isso, mesmo alguém que tenha o ID e a senha da reunião não poderá entrar.
Usando o mesmo menu, também pode ser uma boa ideia, especialmente se você estiver realizando uma reunião com muitas pessoas, desmarcar a seleção “Compartilhar tela”. Se, por azar, alguém que pretenda interromper a reunião puder compartilhar sua tela, poderá tornar as coisas extremamente desconfortáveis para o restante dos participantes. (Se, em algum momento, um participante tiver uma necessidade legítima de compartilhar sua tela, você poderá reativar o compartilhamento a qualquer momento.)
Se um participante começar a se comportar mal, mas você não necessariamente quer expulsá-lo (ou deseja discutir o que vai receber no aniversário deles), você pode colocá-lo de volta na sala de espera.
Clique no ícone “Gerenciar participantes” na parte inferior da tela, encontre o nome do participante no painel lateral resultante e clique em “Mais”> “Colocar na sala de espera”. O participante não terá mais acesso à reunião; com efeito, eles voltarão à sala de espera até você decidir deixá-los retornar.
Claro, você pode expulsar alguém da reunião completamente usando o mesmo menu suspenso e clicando em “Remover”. Se isso for necessário, a propósito, pode ser uma boa ideia bloquear a reunião para que eles não possam tentar voltar.
Com estas dicas suas reuniões serão suaves e tranquilas todas as vezes.
Perguntas Frequentes
Qual melhor plataforma para reuniões online?
AS mais conhecidas são:
Google Meet
Zoom.
Microsoft Teams
Skype
ezTalks
Como fazer reuniões online grátis?
Você pode usar qualquer uma dassas ferramentas
Zoom Meetings.
Skype.
ezTalks.
Google Hangouts.
Microsoft Teams.
Join.me.
Teleport. video.
GoToMeeting.