Não existem regras rígidas e rápidas de etiqueta de e-mail em relação à colocação de sua assinatura.
No entanto, como acontece com a maioria dos aspectos da comunicação, o objetivo geral é transmitir sua mensagem de forma clara e memorável, mas não muito intrusiva – portanto, tenha em mente as seguintes diretrizes.
Colocação de assinatura de email
Os destinatários do e-mail geralmente esperam ver a assinatura do seu e-mail logo abaixo do final do seu texto. Isso o torna a melhor escolha para novas mensagens.
Nas respostas, no entanto, uma versão condensada ou nenhuma é uma boa opção; afinal, o destinatário já sabe quem você é. Isso é particularmente importante em encadeamentos longos com vários participantes, nos quais assinaturas repetidas podem ser complicadas e irritantes.
Opções do programa de e-mail
As preferências definidas em seu programa de e-mail determinam onde e como sua assinatura aparecerá.
- Se você incluir mensagens originais usando recuo e citações seletivas, sua assinatura aparecerá na parte inferior da mensagem.
- Se você citar preguiçosamente —ou seja, coloque sua mensagem no topo da mensagem original— ela aparecerá normalmente entre sua mensagem e a mensagem original que você citou, logo acima da linha —Mensagem Original– .
A diferença entre cotação preguiçosa e cotação seletiva é freqüentemente uma função do cliente de e-mail que você usa ou dos padrões de sua profissão.
Os usuários do Linux, por exemplo, geralmente dependem de citações seletivas, enquanto o padrão do Microsoft Outlook é a cotação preguiçosa.
Erros a serem evitados
Proteja-se contra esses erros comuns de posicionamento para evitar confusão:
- Assinatura na parte superior, responda na linha abaixo: Os leitores são condicionados a não olhar muito além de qualquer assinatura que encontrem. Se o seu programa de e-mail estiver configurado para colocar ela no topo do texto citado nas respostas e encaminhamentos, não escreva nada no texto citado. Provavelmente, os destinatários ficarão confusos com sua resposta vazia – mas possivelmente não o suficiente para encontrar suas respostas na parte citada. Em vez disso, responda acima ou mova para o final.
- Assinatura na parte inferior, responder a todos na parte superior : os destinatários podem nunca ver a assinatura ou, se a virem, pode enviá-los à procura de um texto de resposta embutido que possam ter perdido. Em vez disso, mova a assinatura para acima da parte citada e abaixo de sua resposta.
Diretrizes Gerais de Assinatura
Lembre-se destas dicas ao criar e usar sua assinatura:
- Não deve ultrapassar quatro ou cinco linhas de texto.
- Embora não seja tão comum quanto antes, muitas assinaturas de e-mail usam o delimitador de assinatura padrão.
- Certifique-se de que não tenha mais de 75 caracteres.
- Pense duas vezes antes de incluir imagens; alguns programas de e-mail tratam as imagens incorporadas como anexos, dependendo do programa e de como os destinatários definem suas preferências.
