A mala direta é uma ferramenta do Microsoft Word que permite modificar facilmente uma parte de um documento com elementos de dados exclusivos. Por exemplo, digamos que você queira escrever uma carta de feriado e enviá-la para 20 pessoas.
Você pode escrever a carta e criar uma mala direta para imprimi-la com 20 saudações diferentes (cara Sue, cara Jack, cara Peggy, etc.).
Ela funciona vinculando um banco de dados ao seu documento. O banco de dados contém os elementos exclusivos (Suênia, Jackson, Pedro, etc.) e o documento é sua carta, fatura, conjunto de etiquetas ou outro arquivo.
Ela economiza tempo e esforço porque automatiza o processo de inserção de um único dado em um documento.
Usos de mala direta
Você pode usa-la para criar qualquer tipo de documento impresso, bem como documentos eletrônicos. Aqui estão alguns exemplos de tipos de documentos:
- Catálogos
- Os inventários
- Faturas
- Etiquetas
- Envelopes
- E, claro, cartas
Além de economizar seu tempo, a mala direta pode aumentar a eficácia dos documentos que você cria.
Por exemplo, ao personalizar letras com nomes específicos ou outros elementos, você apresenta uma imagem pessoal polida.
Anatomia de uma mala direta
Conforme mencionado acima, a mala direta consiste em duas partes principais: o documento e a fonte de dados ou banco de dados.
O Word simplifica seu trabalho permitindo que você use outros aplicativos do Office, como Excel ou Outlook, como fontes de dados.
Se você tiver o pacote Office completo, é fácil e conveniente usar um desses aplicativos como sua fonte de dados.
Por exemplo, você pode usar contatos que já inseriu no Outlook, evitando o trabalho de inseri-los novamente no Word. Uma planilha Excel existente oferece ainda mais flexibilidade com seus dados.
Se você tiver apenas o Word, ainda poderá usar o recurso de mala direta. O Word tem a capacidade de criar sua própria fonte de dados totalmente personalizável.
Configurando
Uma mala direta pode parecer complicada e complexa. No entanto, o Word simplifica a configuração para usos comuns com assistentes que o orientam no processo de vinculação do documento a um banco de dados.
Geralmente, você pode concluir todo o processo em menos de 10 etapas, incluindo localização e correção de erros. Isso é menos do que a preparação manual de seu documento levaria e com muito menos tempo e aborrecimento.