Estamos vivendo em tempos estranhos. Muitos países estão sob ordens de ficar em casa, incluindo a maioria dos estados nos EUA e no Brasil. Os funcionários estão “achatando a curva” trabalhando em Home Office em alguns casos. Então como se pode manter a produtividade mesmo nesses tempos de Home Office?
Isso apresentou vários desafios para os funcionários que nunca trabalharam em casa ou tiveram que fazer trabalho remoto de qualquer tipo. Também criou desafios para os empregadores.
Perguntas sobre como garantir que os funcionários trabalhem em um ambiente seguro e saudável, possuam as ferramentas necessárias, possam permanecer produtivas e se comunicar entre si, e tenham uma boa ética de trabalho, mesmo com distrações frequentes, estão surgindo à tona.
Felizmente, os empregadores podem incentivar certos comportamentos, mudar para aplicativos e serviços específicos e ajudar os funcionários a permanecerem produtivos durante esses tempos sombrios.
Essas dicas estão divididas em três seções relacionadas à saúde e segurança, ferramentas e serviços e à manutenção da produtividade. Eles se aplicam à maioria das funções de negócios, embora sejam voltados para o trabalhador de escritório doméstico típico.
A tática de oferecer uma recompensa, como alguns benefícios básicos oferecidos pela empresa, pode ajudar a aumentar a produtividade dos colaboradores.
Algumas optam por investir na educação, pagando cursos ou pós-graduações a fim de mostrar que não estão somente contratando a força de trabalho, mas acreditando no talento a se desenvolver.
1. Saúde e segurança
Uma coisa é clara sobre esse novo ambiente de trabalho: surpreendeu muitos de nós. Os empregadores que permitiram algum trabalho de telecomunicações aqui e ali agora enfrentam a idéia de ter uma força de trabalho inteira remota. Isso é um pouco mais fácil se você administra uma empresa onde todos estão na Web o dia todo, não tão viável se você produz um produto, administra uma empresa orientada a serviços ou normalmente se encontra pessoalmente com os clientes.
Embora haja grandes ajustes em todas as áreas para um empregador e funcionários, o melhor lugar para começar é com saúde e segurança.
Isso ocorre porque os empregadores podem não saber que tipo de ambiente de trabalho o funcionário organizou. Pode estar no porão de uma casa ou na sala lateral de um apartamento.
Do ponto de vista da remuneração de um trabalhador, mesmo que um funcionário trabalhe em casa, o empregador ainda precisa garantir que haja um local seguro e saudável para trabalhar se quer que a produtividade seja mantida num ambiente Home Office.
Um empregador também pode precisar fornecer determinados produtos de escritório, como um notebook comercial, um novo monitor comercial para trabalhar com seu computador desktop ou até uma mesa.
A recomendação aqui é comunicar claramente o que a empresa espera, seja em contrato escrito ou em outros materiais, como um site destinado a diretrizes de segurança no local de trabalho.
Deve ser uma prioridade urgente. Se você oferece um site de saúde e segurança, mesmo um portal básico, também é uma boa ideia ter um local em que um funcionário preencha um formulário curto que garanta que ele revisou as diretrizes estabelecidas e marque uma caixa para consentir às diretrizes.
No mínimo, o site ou contrato deve especificar o que acontece se o funcionário for ferido durante o horário comercial, quem é responsável pelos reparos do equipamento e como criar um local seguro para trabalhar. Ter funcionários enviando fotos do escritório em casa não é uma má idéia.
2. Ferramentas e serviços
A padronização de ferramentas, aplicativos, software para notebooks, serviços e outras logísticas para funcionários que trabalham em casa ajudará na comunicação. A pandemia ocorreu para todos nós e ninguém poderia ter previsto essa situação.
As empresas agora podem começar a abordar o trabalho em casa com mais diligência. O tempo ainda está comprimido e há uma urgência em relação ao trabalho em geral, especialmente para os empregadores preocupados com as oportunidades de receita a longo prazo.
Ainda é inteligente se comunicar com os funcionários sobre um conjunto padrão de aplicativos e ferramentas de negócios, definir práticas recomendadas e se comunicar sobre planos futuros. Isso pode envolver informar a todos que software colaborativo usar (como Slack versus Microsoft Teams) e qual plataforma de videoconferência é a preferida.
Isso pode evoluir com o tempo. Muitas empresas estão usando o Zoom para bate-papos por vídeo, mas agora existem preocupações sobre privacidade e segurança com esse aplicativo. O ponto importante aqui é que os funcionários precisarão saber quais ferramentas são “essenciais para a missão” e aprovadas.
3. Home Office: mantendo a produtividade
Você pode dizer que as duas etapas mais importantes no desenvolvimento de uma estratégia de trabalhar em casa para os funcionários são mais diretas – é importante estabelecer as diretrizes e manter-se fiel a elas. A saúde e a segurança dos funcionários são fundamentais, assim como as ferramentas que eles usam.
Em termos de ajudar com a produtividade , esse é um esforço contínuo. Você pode começar com uma comunicação básica sobre o que é esperado, juntamente com orientações e instruções. Não se trata de manter regras ou impor horários regulares, principalmente porque isso provavelmente não funcionará.
O que funcionará é uma comunicação regular que inclui dicas, artigos úteis enviados como links por email, um blog que informa e não instrui, e check-ins diários ou semanais por vídeo com todos os funcionários.
Permanecer produtivo não é uma atividade rígida e científica; de repente, os funcionários não entram em um modo mais produtivo simplesmente porque há novos ditados do alto. Em vez disso, o que funciona é incentivo, orientação, dicas e assistência.
É também aqui que aplicativos e software podem ajudar. O uso de um aplicativo como o Trello ou o Asana pode ajudar os empregadores a gerenciar projetos remotamente, o que vai colaborar diretamente para o aumento da produtividade no ambiente home office. Ambos os aplicativos usam uma interface colorida e atraente que pode ajudar em momentos de estresse.
Se um empregador normalmente usa um aplicativo mais elaborado em períodos não estressantes, pode valer a pena considerar mudar para um aplicativo muito mais fácil.
Outro exemplo: como existem agora muitas distrações digitais, a simplicidade da comunicação ajudará.
Os empregadores poderiam incentivar todos a se comunicarem no Slack apenas sobre questões de trabalho, em vez de mensagens de texto ou mesmo telefonemas.
Isso ajuda na produtividade e ajuda aos funcionários a permanecerem produtivos, pois não precisão continuar verificando todos os canais de comunicação possíveis e controlando todos eles. Isso significa que eles podem se concentrar nas etapas de ação reais.
Lembre-se também de que, se você estiver usando o Microsoft 365, anteriormente denominado Office 365, esta é uma plataforma em nuvem baseada em SaaS, criada para trabalho colaborativo, que permite mais do que apenas a edição compartilhada de arquivos, mas também vem com as comunicações incorporadas via Microsoft Teams e outros aplicativos.
No final, a comunicação está sempre no centro. Sendo claros sobre saúde e segurança, os aplicativos aprovados e incentivando a produtividade ajudarão a aliviar pelo menos parte da confusão.
Perguntas Frequentes sobre produtividade home office
Como ter produtividade no home office?
Estabeleça limites para amigos e familiares.
Separe um lugar específico para trabalhar.
Determine horários e estabeleça metas.
Crie uma rotina e não esqueça os intervalos.
Seja acessível.
O que causa produtividade no trabalho home office?
A tecnologia permite que o formato Home Office entre profissionais e empresas seja eficiente quando respeitadas suas condições, como: uma boa conexão com a internet, um local adequado para trabalhar, materiais necessários para a rotina produtiva no trabalho e o estabelecimento de horários.